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书店盘点方案

书店成功盘点的解决方案

2017.07.12

关于盘点人员和设备的确定

   盘点前应根据营业状况确定盘点设备的数量和名称,盘点时电脑录入员的名称和人数、复核人员名称和人数。将盘点人员分组及明确规定工作职责,每组包括3个人,分别是盘点人员、POS机录入员、复核人员,同时指定具体负责的系统管理员。

关于盘点区域的划分

   在方案书中根据营业场所、仓库等地理位置和营业情况,合理分隔盘点区域并按序号命名,列出盘点区域表,盘点时按区域表顺序进行。对区域不明确的交叉地段,人工进行整理,明确所处的区域,注意整理无书架的图书,留出足够的空间用于盘点时进行摆放。

关于单据的处理期限

   在方案书中应规定各部门未处理相关单据的最后处理完成期限,以便提高盘点的准确性。即规定各部门未录入系统的单据、财务部门未处理的账单,需要退货或报废、所有待分发或调拨、未列入系统管理的商品的最后处理完成期限。

关于盘点方式的选择

   在盘点方案书中应根据书店目前的运作情况确定盘点方式。采用不同的盘点方式,将直接影响盘点的准确性和工作效率。

——新开业书店的盘点

   新开业的书店,在开始使用系统时,为避免对系统不熟悉或相关管理制度未完善,造成库存不准或数据混乱,应在录入商品资料和收货信息的同时,对进销调存的业务单据,在录入系统的同时,即时打印并由经手人确认后存档。对于盘点前的电脑数据,一旦发现错误,应马上与原始单据进行核对,待系统运行一段时间基本畅顺后再进行盘点。
——营业中首次启用系统书店的盘点

   前期使用手工操作的书店,若首次使用软件管理时进行盘点,虽然可以通过系统盘点处理后将商品转入库存,但是无法在系统中建立业务管理中所需的供货来源、成本数据、结算和退货依据,所以,首次盘点应采用“收货盘点方式”,即将盘点后的数据根据最近进货单确认商品的所属供应商,然后录入盘点数量和进货折扣,进货折扣最后一次进货折扣,以便与供应商退货和结算,同时产生正确的库存。

——进行系统升级书店的盘点
   原有的旧系统进行升级,不适宜马上进行盘点。因为升级过程中有可能原有的数据不规范或与新系统的数据格式不兼容,需要进行转换、调整、合并和更新,而处理过程中出现的数据差异,需要通过盘点进行纠正。所以盘点时间应选择在原系统数据完全倒入新系统,调整完毕并稳定运行一段时间后进行盘点。

——不停业盘点
   不停业盘点是书业常用的盘点方式,目的是最大限度地降低因盘点停业所带来的经营损失。晴川管理系统完全支持不停业盘点方式,而且在每年销售额超2亿的广州购书中心、年销售额超6亿,具有12 个区店规模的广州新华书店集团、多个连锁店的广州大洋文化连锁店等单位成功实施。

但是我们仍然希望书店管理者对不停业盘点要高度重视,盘点期间尽量与我公司专业工程师进行沟通,出现问题马上采取补救措施。

——异地盘点

   对于异地经营的直营店、连锁店或加盟店的盘点,可参照本地的前台盘点管理进行盘点,盘点后通过通讯线路和系统接口将盘点数据上传到后台服务器。为了提高盘点的准确性,建议成立一个盘点小组,专门负责异地盘点工作,减少培训的工作量保证盘点的顺利进行。

关于盘点操作流程的制定

   应以直观明晰的示意图制定如下图所示的盘点操作流程,供盘点人员参考执行:

 

关于盘点操作步骤的说明

   明确规定商品整理、盘点设备设定、商品扫描、复核、数据汇总和转入后台等盘点方式的操作步骤。

关于盘点错误的修改

   说明误盘、漏盘、重盘的具体处理细节、步骤和处理方式。

   一般来说,书店每年均会盘点1~2次,中小型书店的盘点工作比较简单,不需要花费很多的精力。但对于大型书城来讲,盘点工作比较复杂,应作为一项非常重要的项目来处理。因为盘点的结果准确与否,将直接影响到整个信息管理系统后续的数据准确性。虽然大多数的客户都知道盘点的重要性,但由于企业人员的流动,造成系统管理员对盘点情况了解不多,因而经常出现盘点失败的情况,不但耗费了企业的大量人力物力,而且影响了企业的正常运作。

为了解决客户的这一后顾之忧,晴川公司不但在图书/音像管理软件里配有完善的盘点管理功能,而且为客户提供全方位的盘点解决方案、培训服务和全程跟踪,确保每个客户都能够顺利完成盘点工作。以下是晴川公司提供给客户成功完成盘点的一些做法:

盘点前的方案制定

1.提出盘点申请

   盘点前应由电脑部提出申请,提交总经理审批。在确定盘点日期前,应首先咨询各部门的意见,据此确定最佳盘点时间。一般情况下每半年盘点1次,特殊情况下可随时安排盘点。盘点周期约2~4天左右,最好安排在营业淡季进行,可减少营业压力。盘点日期确认后应由电脑部制定盘点方案,以文件形式通报业务部、营业部、行政部及物流管理中心等相关部门,提前做好盘点前的统筹准备工作。

2.制定盘点方案书

   一个好的盘点方案,对于提高盘点的准确率和工作效率事关重大。因此盘点前应做好全面规划,确定盘点流程,并按以下的各项内容明确细分。

3.盘点前的培训

   有了一个好的盘点方案,还应安排一定的时间对员工进行集中培训,让一些没有接触过盘点的员工尽快掌握工作要点、步骤和流程,确保盘点工作有条不紊地进行。

4.盘点方案执行过程的落实和监控

   盘点期间为了不耽误经营和销售,通常采用日夜连续盘点的情况,员工疲倦后便会出现差错,因此,严格落实盘点数据复核机制,安排系统管理员随时跟踪监控,一旦发现漏洞,马上及时纠正是非常重要的。

5.盘点后认真总结,逐步规范盘点流程

   盘点结束后,应对盘点的安排、进度、效果、出错情况、数据准确率等方面进行整体评估,对不规范的流程与以修正,总结经验教训,使盘点工作越做越好


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